Polityka prywatności

1. Wprowadzenie

W Ask Aletta szanujemy Twoją prywatność. Niniejsza polityka opisuje, jakie dane gromadzimy, gdy korzystasz z naszych usług, oraz w jaki sposób je przetwarzamy.

2. Gromadzone przez nas informacje

Gromadzimy i przetwarzamy następujące dane:

• Dane konta: imię i nazwisko, adres e-mail, stanowisko medyczne i specjalizacja (jeśli dotyczy) oraz pracodawca
• Dane profilowe: Twoja dziedzina lub specjalizacja, etap kariery, organizacja, region i preferowany język — wykorzystujemy je do spersonalizowania usługi
• Dane dotyczące użytkowania: informacje o tym, w jaki sposób korzystasz z usługi
• Pliki cookie i technologie śledzenia: patrz punkt 15

Szczególne dane osobowe: Nie przetwarzamy szczególnych danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO (takich jak dane dotyczące zdrowia). Państwa stanowisko medyczne i specjalizacja dotyczą Państwa zawodu, a nie stanu zdrowia. Pytania medyczne zadawane za pośrednictwem serwisu dotyczą przypadków klinicznych na poziomie wiedzy, nigdy konkretnego pacjenta. Jeśli w przyszłości konieczne będzie przetwarzanie szczególnych danych osobowych, będziemy to robić wyłącznie na podstawie dodatkowej podstawy prawnej (art. 9 ust. 2 RODO), takiej jak Państwa wyraźna zgoda.

3. Jak wykorzystujemy informacje

Wykorzystujemy Państwa dane w celu:

• świadczenie i ulepszanie naszych usług
• zakładanie i zarządzanie kontem
• weryfikacja tożsamości
• dostosowanie serwisu do Twoich potrzeb
• informacje dotyczące Twojego konta i naszych usług
• ulepszenie produktu

Ponadto przetwarzamy zanonimizowane dane dotyczące użytkowania na potrzeby analiz statystycznych i pulpitów nawigacyjnych, które udostępniamy organizacjom, z którymi mamy zawarte umowy. Dane te nigdy nie pozwalają na identyfikację poszczególnych użytkowników.

Wtórne wykorzystanie zanonimizowanych rozmów na czacie: Możemy zanonimizować rozmowy czatowe, które nie zawierają danych pacjentów, i wykorzystać je do badań naukowych, poprawy jakości opieki, innowacji w służbie zdrowia oraz do celów komunikacyjnych (takich jak dzielenie się wiedzą, publikacje i marketing). Te zanonimizowane dane mogą być również udostępniane podmiotom zewnętrznym z sektora opieki zdrowotnej do celów badawczych i innowacyjnych.

Anonimizacja sprawia, że dane nie pozwalają w żaden sposób na identyfikację konkretnej osoby i odbywa się zgodnie z wytycznymi Europejskiej Rady Ochrony Danych. Po całkowitej anonimizacji dane nie podlegają już przepisom RODO. Sam proces anonimizacji opiera się na naszym uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W każdej chwili mogą Państwo sprzeciwić się wykorzystaniu Państwa danych z czatu, również przed ich anonimizacją, korzystając z danych kontaktowych podanych w punkcie 17.

4. Ujawnianie danych użytkownika

Możemy swobodnie udostępniać zagregowane, niemożliwe do zidentyfikowania informacje. Dane osobowe udostępniamy wyłącznie wtedy, gdy jest to konieczne do świadczenia naszych usług lub gdy jesteśmy do tego zobowiązani na mocy prawa, na przykład:

• w celu wykonania nakazu sądowego lub wypełnienia obowiązku prawnego
• w celu udzielenia odpowiedzi na wniosek organu rządowego lub organu nadzorczego
• w celu egzekwowania naszych warunków, w tym w zakresie fakturowania
• w celu ochrony praw, mienia lub bezpieczeństwa Ask Aletta, naszych użytkowników lub innych osób

W przypadku udostępniania danych zewnętrznym podmiotom przetwarzającym, które działają na nasze zlecenie, zawieramy umowy o przetwarzaniu danych, które gwarantują bezpieczeństwo i poufność Państwa danych.

5. Bezpieczeństwo danych

Podejmujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony Państwa danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą lub zniszczeniem.

Dostęp personelu: Ograniczona liczba pracowników posiadających rozszerzone uprawnienia dostępu może przeglądać rozmowy na czacie. Jest to dozwolone wyłącznie w celu: monitorowania jakości i bezpieczeństwa usługi, zapewnienia wsparcia technicznego, prowadzenia dochodzeń w przypadku nadużyć lub incydentów oraz przeprowadzania anonimizacji (patrz punkt 3). Pracownicy ci są zobowiązani do zachowania poufności. Dostęp jest rejestrowany i okresowo kontrolowany.

5a. Mikrofon i wejście głosowe

Aplikacja Ask Aletta oferuje zarówno w wersji internetowej, jak i mobilnej możliwość nagrania pytania zamiast wpisywania go. W tym celu aplikacja jednorazowo prosi o zgodę na dostęp do mikrofonu w urządzeniu lub przeglądarce.

• Mikrofon włącza się wyłącznie w momencie, gdy samemu naciśniesz przycisk mikrofonu. Ask Aletta nie nasłuchuje w tle i nie nagrywa dźwięku poza tymi momentami.
• Nagranie audio jest przesyłane w postaci zaszyfrowanej na nasze serwery, zamieniane na tekst (transkrypcję), a następnie usuwane. Samo nagranie audio nie jest przechowywane na stałe.
• Przepisany tekst jest następnie traktowany jak zwykłe zapytanie przesłane na czacie, zgodnie z pozostałą częścią niniejszej polityki prywatności.
• W każdej chwili możesz cofnąć zgodę na korzystanie z mikrofonu w ustawieniach urządzenia lub przeglądarki.

Podstawa prawna: realizacja umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO) — transkrypcja stanowi część świadczonych usług i odbywa się wyłącznie z Państwa inicjatywy.

6. Podstawa prawna i zgoda

Przetwarzamy Państwa dane na podstawie podstaw prawnych wymienionych w punkcie 9. W przypadkach, w których wymagana jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO), zwracamy się o nią oddzielnie i wyraźnie, niezależnie od procesu rejestracji. Zgody można w każdej chwili cofnąć w ustawieniach konta lub korzystając z danych kontaktowych podanych w punkcie 17. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na przetwarzanie danych, które miało miejsce przed jej cofnięciem.

7. Prawa użytkownika i kontrola

Możesz zarządzać swoimi danymi osobowymi i wykonywać swoje prawa zgodnie z opisem w punkcie 11 niniejszej polityki prywatności. Jeśli zdecydujesz się usunąć swoje konto lub poprosisz o usunięcie określonych danych, możesz utracić dostęp do funkcji naszej usługi, które są uzależnione od tych informacji. Wniosek o wykonanie swoich praw możesz złożyć, kontaktując się z nami za pomocą danych kontaktowych podanych w punkcie 17.

8. Zmiany w naszej polityce prywatności

Wszelkie zmiany w niniejszej polityce prywatności publikujemy na tej stronie. Data ostatniej aktualizacji znajduje się na górze strony. Zalecamy regularne zapoznawanie się z niniejszą polityką.

9. Podstawa prawna przetwarzania danych

Przetwarzamy Państwa dane wyłącznie na podstawie ważnej podstawy prawnej (art. 6 RODO). W odniesieniu do poszczególnych celów są to:

W przypadku uzasadnionego interesu dokonaliśmy wyważenia interesów. Zawsze mogą Państwo zgłosić sprzeciw wobec tych operacji przetwarzania, korzystając z danych kontaktowych podanych w punkcie 17.

10. Okresy przechowywania

Nie przechowujemy Państwa danych osobowych dłużej, niż jest to konieczne do celów, dla których zostały zebrane. W szczególności:

• Dane konta przechowujemy tak długo, jak długo konto jest aktywne, oraz przez rok po jego zamknięciu
• Historie czatów są przechowywane tak długo, jak jest to konieczne do świadczenia usługi i ulepszania produktu, maksymalnie przez 2 lata
• Dane niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych są przechowywane zgodnie z terminami określonymi przez prawo

11. Rozszerzone uprawnienia użytkowników

Jako osoba, której dane dotyczą, przysługują Państwu następujące prawa w odniesieniu do Państwa danych osobowych:

• Prawo do wglądu w dane osobowe, które przetwarzamy
• Prawo do sprostowania nieprawidłowych danych osobowych
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”)
• Prawo do ograniczenia przetwarzania
• Prawo do przenoszenia danych
• Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych
• Prawo do niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji

Można skorzystać z tych praw, kontaktując się z nami za pomocą danych kontaktowych podanych na końcu niniejszej polityki prywatności.

12. Międzynarodowe przekazywanie danych

Państwa dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG). W takim przypadku zapewniamy bezpieczeństwo transferu poprzez:

• Standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską (Standard Contractual Clauses, SCC 2021)
• Decyzja Komisji Europejskiej w sprawie adekwatności dla danego kraju (w tym ramy ochrony danych UE–USA dotyczące przekazywania danych do certyfikowanych organizacji w Stanach Zjednoczonych)
• Wewnętrzne zasady korporacyjne (BCR), jeśli mają zastosowanie

Przed przekazaniem danych przeprowadzamy ocenę skutków transferu (TIA). W razie potrzeby podejmujemy dodatkowe środki w celu zapewnienia równoważnego poziomu ochrony.

13. Organ nadzorczy

Jeśli uważają Państwo, że nie postępujemy właściwie z Państwa danymi, mogą Państwo złożyć skargę do organu nadzorczego. W Holandii jest to Urząd ds. Ochrony Danych Osobowych (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

14. Wycieki danych

Nigdy nie można całkowicie wykluczyć wycieku danych (niezamierzonego dostępu do danych osobowych, ich utraty lub zmiany). W przypadku wystąpienia wycieku danych, który stanowi zagrożenie dla Państwa praw, zgłosimy to w ciągu 72 godzin do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (art. 33 RODO). W przypadku wysokiego ryzyka poinformujemy również Państwa, wyjaśniając, co się stało, jakie są możliwe konsekwencje oraz jakie środki podejmujemy (art. 34 RODO).

15. Pliki cookie i technologie śledzenia

Nasza usługa wykorzystuje następujące rodzaje plików cookie:

• Niezbędne pliki cookie: niezbędne do prawidłowego działania strony internetowej
• Funkcjonalne pliki cookie: służą do zapamiętywania preferencji i ustawień użytkownika
• Analityczne pliki cookie: w celu analizy zachowań użytkowników i ulepszania naszych usług

Możesz skonfigurować swoją przeglądarkę tak, aby odrzucała wszystkie lub niektóre pliki cookie albo wyświetlała ostrzeżenie w momencie ich wysyłania. Jeśli wyłączysz pliki cookie, niektóre części serwisu mogą być niedostępne lub mogą nie działać prawidłowo.

16. Postanowienia końcowe

Jeśli którekolwiek z postanowień niniejszej polityki okaże się nieważne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.

17. Administrator danych i inspektor ochrony danych

Administratorem Państwa danych jest:

Brainshelf B.V. (działająca pod nazwami Ask Aletta i Brainshelf) WG-plein 316, 1054 SG Amsterdam Numer w Rejestrze Handlowym: 97743038

W razie pytań dotyczących niniejszej polityki prywatności lub przetwarzania Państwa danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem support@askaletta.com.

Na podstawie art. 37 RODO ustaliliśmy, że nie ma obowiązku wyznaczenia inspektora ochrony danych (FG/DPO), ponieważ nie prowadzimy przetwarzania danych osobowych szczególnej kategorii na dużą skalę ani nie prowadzimy systematycznej obserwacji osób, których dane dotyczą, na dużą skalę. W przypadku pytań dotyczących prywatności prosimy o bezpośredni kontakt pod powyższym adresem e-mail.